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Neue gesetzliche Regelungen für die elektronische Kassenführung

Der Bundestag hat am 15.12.2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (KassenG) beschlossen. Die Zustimmung des Bundesrats erfolgte am 16.12.2016. Bereits am 28.12.2016 wurde das Gesetz im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl I 2016, 3152). Ziel des Gesetzes ist die Etablierung eines effektiven Systems, um Manipulationen an digitalen Grundbuchaufzeichnungen bei PC-Kassen bzw. elektronischen Registrierkassen zu verhindern. Zu diesem Zweck werden einheitliche Vorschriften für eine technische Sicherheitseinrichtung vorgegeben; eine neue Kassennachschau soll die Kontrolle in der Praxis ermöglichen und Verwaltungsansichten (z.B. zur Einzelaufzeichnungspflicht) werden gesetzlich verankert. Die meisten Regelungen sind, vorbehaltlich spezieller Anwendungsvorschriften, zum 01.01.2020 anzuwenden.

Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 und die GoBD

Mit Schreiben vom 26.11.2010 (IV A 4 – S 0316/08/10004-07, BStBl I 2010, 1342) hatte das BMF Stellung zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften genommen. Danach waren insbesondere
• die Daten in elektronischen Registrierkassen bzw. PC-Kassen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen,
• alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzuzeichnen,
• alle elektronischen Kassenaufzeichnungen und auch Unterlagen zum verwendeten Kassensystem selbst zehn Jahre lang aufzubewahren.

Bezüglich der Einzelaufzeichnungspflicht der Geschäftsvorfälle und der Speicherung der Daten galt eine Übergangsregelung bis zum 31.12.2016 für den Einsatz von Geräten, die bauartbedingt den Anforderungen des BMF nicht oder nur teilweise entsprechen. Allerdings galt diese Übergangsregelung nicht, wenn eine Anpassung der Kasse an die Anforderungen z.B. durch Speichererweiterung oder Software-Update möglich war; dann war die Anpassung bereits vor dem 31.12.2016 zu erfolgen.

Ein weiterer Aspekt ist das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 bezüglich der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (S 0316/13/10003, BStBl I 2014, 1450). Darin werden noch weitergehende Anforderungen an betriebliche elektronische Datensysteme formuliert, die auch für Kassensysteme gelten. Grundsätzlich muss die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über die elektronische Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung lückenlos nachvollziehbar sein. Die GoBD sind grundsätzlich bereits ab dem 01.01.2015 anzuwenden.

Zwischenzeitlich stellte der BFH in verschiedenen Urteilen fest, dass eine Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle nach den derzeitigen Vorschriften für bestimmte Wirtschaftsbereiche nicht erforderlich ist. Hiermit waren insbesondere Einzelhandelsunternehmen gemeint, die an eine Vielzahl von Personen Waren von geringem Wert verkaufen (z.B. Apotheken). Auch wies der BFH darauf hin, dass es keine gesetzliche Bestimmung für Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften gibt.

HINWEIS:
Der Stand der Dinge ist im Detail also alles andere als klar. Es besteht große Unsicherheiten, wie und ob eine Umrüstung der Kassen vorzunehmen ist. Insbesondere kann die Berufung auf die grundsätzlich günstige Rechtsprechung des BFH auch Risiken bergen. Darüber hinaus sind auch die Regelungen des GoBD-Schreibens grundsätzlich zu beachten.

Die Regelungen des KassenG:

Einzelaufzeichnungspflicht

Der allgemeine Grundsatz zur Einzelaufzeichnungspflicht wird in § 141 Abs. 1 AO verankert; dieser gilt schon bereits ab der Verkündung des Gesetzes. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Dies gilt allerdings nur, solange keine elektronische Kasse verwendet wird. Die Neuerungen sehen außerdem eine Einzelaufzeichnungspflicht speziell für elektronische Aufzeichnungssysteme vor (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Diese Pflicht gilt für die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und anderen Vorgängen grundsätzlich ab dem 01.01.2020. Außerdem sind Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufzuzeichnen.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme und digitale Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, damit die aufgezeichneten Daten unveränderbar sind bzw. jede Änderung dokumentiert werden kann. Die Sicherheitseinrichtung soll aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen. Hierdurch soll auch eine direkte Nachprüfung der einzelnen Geschäftsvorfälle durch das Finanzamt ermöglicht werden. Die genauen technischen Anforderungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik vorgegeben. Außerdem zertifiziert das Bundesamt die Produkte der Kassenhersteller. Die technischen Maßnahmen sollen technologieoffen erfolgen, eine Orientierung am INSIKA-Standard wird es nicht geben. Dies wurde generell positiv aufgenommen, da bei einer Implementierung des INSIKA-Standards hohe Kosten befürchtet wurden. Für weitere technische Detailregelungen der Sicherheitseinrichtung liegt bisher nur der Entwurf einer technischen Verordnung vor.

Verpflichtende Belegausgabe

Nach den Neuregelungen in § 146a Abs. 2 AO besteht bei der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems die Pflicht zur Ausgabe von Belegen an Kunden. Lediglich bei Bargeschäften mit einer Vielzahl von unbekannten Personen (also z.B. im klassischen Einzelhandel) kann aus Gründen der Praktikabilität und Zumutbarkeit auf die Belegausgabe verzichtet werden. Das ist allerdings nur möglich, wenn dies beim Finanzamt beantragt und eine Genehmigung hierzu erteilt wird. Diese Regelung gilt ab dem 01.01.2020.

Neue Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme

Unternehmer, die Kassen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen anschaffen oder außer Betrieb nehmen, müssen dies den Finanzbehörden innerhalb eines Monats mitteilen. Hierbei sind insbesondere Angaben zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art und Anzahl und Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und zum Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme zu machen. Die Meldepflicht gilt ab dem 01.01.2020. Ein bereits vorher angeschafftes System ist spätestens bis zum 31.01.2020 zu melden.

Die Kassennachschau

Bei der neuen Kassennachschau nach § 146b AO kann die Finanzverwaltung unangekündigt die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Aufzeichnungen und Buchungen sowie des eingesetzten Kassensystems überprüfen. Neben PC- und Registrierkassen können auch offene Ladenkassen überprüft werden. Dem Prüfer müssen dafür alle für die Kassenführung relevanten Unterlagen und Informationen vorgelegt werden. Die elektronischen Daten sind über die digitale Schnittstelle zu übermitteln oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen. Bei der Kassennachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung nach § 193 AO. Jedoch kann bei der Aufdeckung von Mängeln direkt ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergegangen werden. Eine Kassennachschau kann bereits ab dem 01.01.2018 stattfinden. Allerdings kann der Prüfer vor 2020 keine Datenübermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen. Entspricht die Kassenführung bzw. das Kassensystem nicht den gesetzlichen Vorschriften, sind Bußgelder von bis zu 25.000 € möglich. Die Bußgeldvorschriften gelten auch für den Vertrieb und Verkauf von Kassensystemen und Software, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

HINWEIS:
Die Kassennachschau ähnelt rechtlich dem noch jungen Instrument der Lohnsteuernachschau. Die Reichweite der Prüfungshandlungen bezieht sich grundsätzlich nur auf den Betrieb. Private Wohnräume des Betriebseigners dürfen grundsätzlich nicht betreten werden, außer zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung, was eine recht hohe Hürde darstellen dürfte.

Übergangsfristen

Wie dargestellt, greift der Großteil der neuen Regelungen erst ab dem 01.01.2020. Für elektronische Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft worden sind und die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprechen (also insbesondere Einzelaufzeichnung), räumt das Gesetz allerdings eine Übergangsregelung ein: Soweit diese Systeme bauartbedingt nicht im Hinblick auf die technische Sicherheitseinrichtung nach- bzw. aufrüstbar sind, können sie noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden.

SCHLUSSFOLGERUNG:
Die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 und jetzt des neuen KassenG dürften viele Mandanten zunächst verwirren. Systeme, die dem KassenG bereits entsprechen, sind erst in der Entwicklung. Der Lösungsweg zur Sicherstellung der gesetzlichen Vorschriften richtet sich nach der technischen Machbarkeit von Umrüstungen und ist auch eine Kostenfrage. Eine große Rolle spielt auch, welches System derzeit verwendet wird. Insbesondere moderne PC-Kassen dürften tendenziell eher auf die Anforderungen des KassenG aufrüstbar sein.

Eine Möglichkeit kann sein, auch im Hinblick auf die Kassennachschau zunächst die Vorgaben des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 zu erfüllen. Ist das System dann auf die weiteren Anforderungen des KassenG umrüstbar, so muss diese Umrüstung bis 2020 vorgenommen werden, sobald tragfähige technische Lösungen verfügbar sind. Ist keine Umrüstung möglich, bedeutet dies regelmäßig die Neuanschaffung eines KassenG-kompatiblen Systems bis Ende 2022.

Kann den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfolgreich durch die BFH-Rechtsprechung entgegengetreten werden, so muss bis Anfang 2020 auf ein KassenG-kompatibeles System umgestellt werden.

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